Seiring dengan berkembangnya jasa pergudangan di Indonesia sejak puluhan tahun silam, berkembang pula jasa penyimpanan dokumen. Sebab, dokumen yang sangat penting dinilai punya penanganan berbeda dengan barang-barang. Dokumen sangat dihindari untuk rusak, apalagi hilang, sekaligus juga harus dijaga rapat agar tak dibaca dan disalahgunakan pihak lain.

Karena itu, jasa penyimpanan dokumen menjadi pilihan terbaik bagi orang atau perusahaan atau kelompok yang ingin melindungi aset berupa dokumen milik mereka. Pertanyaannya, seberapa aman menyimpan dokumen di jasa penyimpanan dokumen atau Safe Document Storage?

Sebelum melihat keamanannya, pertama-tama kita lihat dulu apa saja layanan yang diberikan oleh jasa penyimpanan dokumen. Pertama, tentunya jasa pemilahan dan penataan arsip. Hal ini ditujukan untuk menjadikan dokumen lebih tertata, serta lebih mudah ditemukan. Sebab di dalam gudang penyimpanan mungkin ada jutaan dokumen. Apabila tidak ditata dengan baik dan disesuaikan dengan kelompok kerja, tentu akan sangat sulit untuk dicari berikutnya.

Berikutnya, ada jasa penyimpanan dokumen berharga. Penanganan terhadap dokumen yang berharga tentunya akan lebih ketat dan terjaga. Bahkan, gudang penyimpanan dan lemari penyimpanannya mesti tahan api, rayap, dan hal-hal yang bisa merusak dokumen. Iya, dokumen yang dimaksud di sini bukan hanya berbentuk kertas atau buku, tapi bisa juga harddisk, film, dokumen asli, dan sebagainya.

Jasa berikutnya menyambung dari dua jasa sebelumnya yakni jasa penyimpanan dan perawatan. Apabila hanya disimpan, dalam waktu lama bisa mengakibatkan kerusakan pada dokumen. Belum lagi masalah lain seperti rayap, force majeur, pencurian dan sebagainya. Karena itu, gudang penyimpanan dokumen harus memastikan tingkat keamanannya sudah benar-benar maksimal.

Selanjutnya, apabila ternyata ada dokumen yang harus segera dihancurkan atau dimusnahkan, maka penyedia jasa penyimpanan dokumen juga menyiapkan shredder. Shredder adalah alat untuk menghancurkan kertas, yang biasanya akan digunakan pada dokumen yang sudah kadaluarsa, habis masa, berganti, dan sebagainya.

Terbaru, penyedia jasa penyimpanan dokumen juga menerima jasa memproses setiap dokumen untuk digitalisasi. Dengan demikian, semua proses yang disebutkan di atas akan dilakukan dengan dukungan teknologi, melampaui proses yang manual dan analog sebagaimana satu atau dua dekade sebelumnya.

Kembali ke pertanyaan awal, seberapa aman jasa penyimpanan dokumen? Tentunya, tergantung penyedia jasa penyimpanan dokumen tersebut. Anda juga mesti melakukan riset kecil-kecilan dengan melihat bagaimana gudang dan lemari penyimpanananya, apakah tahan api dan hama? Juga lihat bagaimana manajemen dan perawatannya, apakah benar-benar aman untuk dokumen Anda. Anda juga bisa melihat track record dari penyedia jasa untuk memastikan jasa yang Anda dapatkan adalah yang terbaik.

Apabila penyedia jasa penyimpanan dokumen tersebut memenuhi semua persyaratan yang sudah dituliskan sebelumnya, maka bisa menjadi bahan pertimbangan untuk Anda menitipkan dokumen-dokumen penting dan harus dijaga tersebut.